Digitale collega · live bij Erasmus MC

De 1.000 telefoontjes per dag die je clinici niet meer hoeven aan te nemen

Elk telefoontje voor een herhaalrecept kost ongeveer 8 minuten intake door je team. En er zijn er 1.000+ per dag. Reza handelt 75%+ ervan volledig af: verifieert de patiënt, verzamelt de gegevens en stuurt een gestructureerd verzoek naar de specialist voor akkoord. Geen wachttijd, geen handmatige administratie.

75%+
van de gesprekken volledig afgehandeld
1.000+
receptaanvragen / dag
20 FTE
equivalent aan telefoon- & administratie-afhandeling
4 weken
van start tot live
Reza
Voice-collega voor herhaalrecepten
WerkgeverErasmus MC
KanaalVoice (telefoon)
MarktNederland, Nederlands
Live sindsPoC live binnen 4 weken
Live (PoC), scaling
Voor Erasmus MCLive (PoC), opschalend

De digitale collega

Een collega die er altijd is als je patiënten bellen

Reza kwam bij Erasmus MC om de klus te doen die de poliklinieken elke dag bezighoudt: telefoontjes voor herhaalrecepten. Patiënten bellen, wachten, verifiëren wie ze zijn en leggen uit wat ze nodig hebben. 1.000+ keer per dag. Reza handelt dat gesprek volledig af en geeft de specialist een verzoek dat klaar is om goed te keuren, zodat het team bij de patiënten blijft. Dit is het verslag van wat Reza doet, wat Reza heeft geleerd en waar het naartoe gaat.

75%+
van de gesprekken volledig afgehandeld
1.000+
receptaanvragen / dag
20 FTE
equivalent aan telefoon- & administratie-afhandeling
4 weken
van start tot live
Branche
Zorg (academisch medisch centrum)
Afdeling
Intake polikliniek
Kanaal
Voice (telefoon)
Markt
Nederland (Nederlands)
Live sinds
Zie CV-tijdlijn
Status
Live (PoC), opschalend

De CV

Aangenomen op de oogkliniek. Nu al gebouwd om op te schalen door het hele ziekenhuis.

Het werk achter het antwoord, verteld zoals je het dossier van een collega zou lezen: waar het begon, wat het oploste en de promoties die het verdiende.

PoC · go-live Aanstelling

Voice-collega voor herhaalrecepten

Erasmus MC · polikliniek Oogheelkunde
Pijn
Erasmus MC krijgt 1.000+ aanvragen voor herhaalrecepten per dag. Elke aanvraag is een patiënt die belt, wacht, verifieert wie hij is en uitlegt wat hij nodig heeft. Verspreid over afdelingen is dat ongeveer 20 FTE aan telefoon- en administratie-afhandeling, terwijl patiënten in de wacht staan en clinici worden weggehaald bij de zorg.
Oplossing
Freeday zette Reza in, een voice-collega (gebouwd met AudioCodes en Axians), om het gesprek volledig af te handelen: de IVR routeert het gesprek naar Reza, die de identiteit van de patiënt verifieert, de receptgegevens verzamelt en een gestructureerd verzoek naar de specialist stuurt voor akkoord via HiX (het EPD), e-mail of papier. Geen wachttijd, geen handmatige intake.
Resultaat
De PoC ging live binnen 4 weken, en handelt 75%+ van de gesprekken volledig af. De herkenningspercentages verbeterden tijdens de PoC en er ontstond intern draagvlak voor bredere uitrol .
VoiceConversational FormsValidate DataAction Fulfilment
Meer klinieken · in uitrol Promotie

Van één kliniek naar veel

De bewezen intake opschalen
Pijn
Dezelfde druk van herhaalrecepten bestaat op elke polikliniek, niet alleen bij Oogheelkunde.
Oplossing
Rol de bewezen setup van Oogheelkunde uit naar meer poliklinieken op dezelfde skills en dezelfde voice-stack.
Resultaat
Meer afdelingen bevrijd van routinematige telefonische intake, op een patroon dat al bewezen is.
Voice
In ontwikkeling Volgende rol

Het centrale ziekenhuisnummer

Van intake op de kliniek naar de voordeur
Pijn
Naast de afzonderlijke klinieken verwerkt het centrale ziekenhuisnummer van Erasmus MC een enorm, gemengd belvolume.
Oplossing
Breid Reza uit naar het centrale ziekenhuisnummer. Routeren, beantwoorden en routinematige intake afhandelen aan de voordeur, en alles wat klinisch is doorzetten naar een mens.
Resultaat
Een pad van een PoC op één kliniek naar ziekenhuisbrede voice-intake. Dekking die meegroeit met de vraag, terwijl het team gefocust blijft op de zorg.
VoiceHuman Handover

Toegepaste skills

De skills, die op elk gesprek samenwerken.

Beweeg over een skill om te zien wat die doet en waar Reza die inzet bij Erasmus MC.

Skill 01

Voice

Voert een natuurlijk gesproken gesprek aan de telefoon, in het Nederlands, zonder IVR-menu.

Bij Erasmus MC
Beantwoordt de lijn voor herhaalrecepten, 75%+ van de gesprekken volledig afgehandeld.
Skill 02

Conversational Forms

Voert een gestructureerde intake in het gesprek uit en verzamelt precies de receptgegevens die de specialist nodig heeft.

Bij Erasmus MC
Legt de aanvraag voor het herhaalrecept elke keer helder vast.
Skill 03

Validate Data

Verifieert de identiteit van de beller voordat er iets wordt verwerkt.

Bij Erasmus MC
Bevestigt de patiënt aan de lijn, veilig en consistent.
Skill 04

Action Fulfilment

Zet de stap in het systeem en stuurt een gestructureerd verzoek naar de specialist voor akkoord (HiX / e-mail / papier).

Bij Erasmus MC
Geeft de specialist een verzoek dat klaar is om goed te keuren, geen handmatige intake.

Prestaties

Hoe het team de score bijhoudt.

De cijfers zijn de gepubliceerde resultaten van de proof-of-concept bij Oogheelkunde, gemeten tijdens de PoC.

Aanvragen per dag
1.000+/dag
Verspreid over de poliklinieken.
Gesprekken volledig afgehandeld
75%+
Autonoom, binnen 4 weken.
Equivalente werklast
20FTE
Telefoon- & administratie-afhandeling.
Tijd tot live
4weken
PoC bij Oogheelkunde.
Totaal aanvragen per dag
1.000+/dag
Het volledige volume herhaalrecepten over de poliklinieken.
Afgehandeld door Reza
75%+
Op het bewezen autonomiepercentage uit de PoC.
Equivalente werklast
20FTE
Telefoon- & administratie-afhandeling over afdelingen heen.
Uitrol per kliniek
4weken
Dezelfde setup, dezelfde voice-stack.
PoC-cijfers zijn gemeten over de proof of concept bij Oogheelkunde; de cijfers op schaal weerspiegelen het volledige volume herhaalrecepten over de poliklinieken.

Gekoppelde systemen

Het integreert met de tools die Erasmus MC al gebruikt.

Geen replatforming. Reza sluit aan op de telefonie van het ziekenhuis en stuurt de specialist een verzoek dat ze kunnen goedkeuren.

AudioCodes
Voice-infrastructuur
Axians
Implementatiepartner
HiX (EPD)
Verzoek voor akkoord van de specialist
Freeday Platform
Orchestratie & inzichten

Branche-inzicht · zorg

In de zorg nemen de eerste successen de administratie weg bij clinici, niet de zorg.

Herhaalrecepten, intake en routinematige telefonische vragen hebben een hoog volume, zijn regelgebaseerd en worden eindeloos herhaald. Een patiënt verifieert wie hij is, geeft aan wat hij nodig heeft, en het eindigt in een systeemactie. Bij Erasmus MC kost elk gesprek ~8 minuten intake door het team en zijn er 1.000+ per dag (≈20 FTE). Reza neemt 75%+ ervan volledig uit handen van het team. Dat is precies de administratieve last die een digitale collega als eerste opneemt. Zo krijgen clinici en verpleegkundigen tijd terug en staan patiënten niet langer in de wacht.

Bekijk de zorg-pagina

Zet er één op je wachtrij

Wat zou de CV van jouw collega over drie weken zeggen?

Vertel ons je drukste wachtrij. We brengen die in kaart voor een begeleide pilot op één kanaal, zoals Reza bij Erasmus MC begon.

Start
Eén kliniek, begeleid
Live bij Erasmus MC in
Weken, geen kwartalen
Hosting
EU-gehost, AVG-conform