Case study ยท Finance / Accounts Payable

De digitale collega die de factuurberg van Louwman wegwerkt

Sylvester sorteert, leest en verrijkt facturen voor automotive-groep Louwman over Retail, Holding en Wholesale. Het werkt de crediteuren- en factuurinboxen en zet hun PDF's om in schone data in ISP Next, zodat de finance-teams hun tijd aan de uitzonderingen besteden.

5,9
FTE geleverd
16.800+
cases & gesprekken / maand
99,3%
STP-rate
8
AP-inboxen beheerd
Sylvester
Digitale finance-medewerker
WerkgeverLouwman Group
KanaalMailboxes & ISP Next
MarktNetherlands
Live sinds2025
Live
Voor LouwmanLive sinds 2025

Finance / Accounts Payable

Maak kennis met Sylvester

De digitale medewerker in de finance-teams van Louwman. Het sorteert factuurmail over de hele groep en leest elke PDF in ISP Next.

5,9
FTE geleverd
16.800+
cases & gesprekken / maand
99,3%
STP-rate
8
AP-inboxen beheerd
Sector
Automotive
Afdeling
Finance / AP
Kanaal
Mailboxen & ISP Next
Markt
Nederland
Live sinds
2025
Status
Live

Curriculum Vitae

Hoe Sylvester zijn plek verdiende bij Louwman

Van het sorteren van de crediteuren- en factuurinboxen tot het lezen en verrijken van elke PDF. Dit is het track record van de digitale finance-medewerker van Louwman.

2025Aanstelling

Sylvester neemt de factuurinbox over

De crediteuren- en factuurinboxen sorteren
Pijn
De finance-teams van Louwman jongleerden met 8 gedeelde crediteuren- en factuurinboxen over Holding en Retail, met grote volumes facturen, herinneringen en overige mail op dezelfde plek. Iemand moest elk bericht routeren voordat de verwerking kon beginnen.
Oplossing
Sylvester sorteert elke binnenkomende e-mail over de 8 crediteuren- en factuurinboxen van de groep, classificeert facturen, herinneringen en overige mail en stuurt elke PDF naar de juiste plek in ISP Next.
Resultaat
Met meer dan 90% nauwkeurigheid op hoog volume, zo'n 7.000 facturen per maand in Retail, 3.000 in Wholesale en 1.500 in Holding, bereiken de juiste documenten ISP Next automatisch.
Mailbox ManagementDocument ExtractionExtract & Validate DataAction Fulfilment
2026Promotie

Van sorteren naar verwerken

Elke factuur lezen en verrijken
Pijn
Zelfs na het sorteren had de helft van de Retail-facturen handmatige correcties nodig, tot 20 minuten per stuk, om de btw te corrigeren, ontbrekende kopdata toe te voegen en ze klaar te maken voor akkoord.
Oplossing
Sylvester leest nu elke PDF-factuur, haalt de regeldata eruit en verrijkt ISP Next: btw-tarieven corrigeren, Vastgoed-adressen toevoegen voor Holding en kentekens voor Retail.
Resultaat
Routine-factuurwerk is geautomatiseerd, zodat de teams zich op de complexe gevallen richten in plaats van data overtypen, tegen doelen van 90% herkenning en 95% datanauwkeurigheid.
Extract & Validate Data
2026Promotie

Finance-capaciteit leveren op schaal

Een meetbare, groepsbrede finance-collega
Pijn
Om over drie divisies vertrouwd te worden, moest de impact van Sylvester betrouwbaar en meetbaar zijn, niet alleen snel.
Oplossing
De herkenning en nauwkeurigheid van Sylvester worden op een dashboard gemonitord, met herinneringen en voorgestelde akkoordstromen die facturen richting SAP laten doorstromen.
Resultaat
Sylvester levert nu 5,9 FTE aan finance-capaciteit per maand over 16.800+ cases en gesprekken, met een STP-rate van 99,3%.
Action FulfilmentMailbox Management
VolgendeVolgende rol

Wat er nu komt voor Sylvester

Meer automatisering, meer teams
Pijn
Vandaag worden alleen PDF-facturen verwerkt en is de leveranciersopvolging nog handmatig. Niet-PDF-formaten en andere divisies vallen buiten de huidige scope.
Oplossing
Op de roadmap: geautomatiseerde leverancierscommunicatie bij afgekeurde facturen, signalering van vervaldatums, en verwerking uitbreiden naar meer formaten en teams in de groep.
Resultaat
Het doel is een finance-collega die de volledige factuurcyclus afhandelt, van inbox tot akkoord, over heel Louwman.
Action FulfilmentExtract & Validate Data

Skills

Wat Sylvester doet bij Louwman

Vier finance-vaardigheden die de hele factuurflow bestrijken.

Skill 01

Mailbox Management

Classificeert elke binnenkomende e-mail als factuur, herinnering of overig en routeert die naar de juiste plek.

Bij Louwman
Sorteert 8 crediteuren- en factuurinboxen over Retail en Holding met 90%+ nauwkeurigheid.
Skill 02

Document Extraction

Leest gestructureerde regeldata uit PDF-facturen.

Bij Louwman
Haalt leverancier, bedrag, btw, IBAN, KVK, factuurnummer en datum eruit.
Skill 03

Extract & Validate Data

Valideert en corrigeert uitgelezen data voordat die in ISP Next komt.

Bij Louwman
Corrigeert btw-tarieven en voegt Vastgoed-adressen (Holding) en kentekens (Retail) toe.
Skill 04

Action Fulfilment

Maakt de opvolging af: ISP Next verrijken, akkoordstromen voorstellen en herinneringen sturen.

Bij Louwman
Zet schone data in ISP Next en rappelleert de fiatteurs.

Prestaties

Hoe Sylvester scoort.

Volume laat de werklast zien die Sylvester over de groep draagt; kwaliteit en impact laten zien hoe schoon en betrouwbaar dat werk wordt geleverd.

Cases & gesprekken / maand
16.800+
Afgehandeld over de groep
Retail-facturen / maand
7.000
Divisie met hoogste volume
AP-inboxen beheerd
8
Crediteuren- & factuurmailboxen
Divisies bediend
3
Retail, Holding & Wholesale
STP-rate
99,3%
Zonder mens verwerkt
Werklast geleverd
5,9 FTE
Fulltime-equivalent capaciteit
Factuurherkenning
90%
Doel herkenningspercentage
Datanauwkeurigheid
95%
Doel extractienauwkeurigheid
Cijfers worden gemeten over Retail, Holding en Wholesale, met herkennings- en nauwkeurigheidsdoelen die op een gedeeld dashboard worden bijgehouden.

Gekoppelde systemen

Het werkt in de tools die Louwman al gebruikt.

Geen re-platforming. Sylvester leest uit en schrijft naar de mailboxen, ISP Next en SAP die de finance-teams al elke dag gebruiken.

ISP Next
Factuurverwerking
SAP
ERP & stamdata
Outlook
Factuurmailboxen
Freeday portal
Monitoring & dashboards

Automotive

Finance-automatisering voor multi-brand automotive-groepen

Grote automotive-groepen voeren finance over veel entiteiten, merken en mailboxen, elk met eigen eigenaardigheden. Een digitale medewerker koppelt aan de bestaande stack (mailboxen, ISP Next en SAP) om facturen te sorteren, lezen en verrijken zonder te veranderen hoe de teams werken.
โ€

Ontdek accounts payable-automatisering โ†’

Aan de slag

Zet een digitale collega in je finance-team

Zie hoe de digitale medewerkers van Freeday facturen end-to-end sorteren, lezen en verrijken, binnen je mailboxen, ERP en finance-tools.

โ€

Start
Design Week
Live in
Weken
Hosting
EU / GDPR